14/04/2021

De lentezon staat te pronken door het raam. Het roept 'lenteschoonmaak'. Vele huishoudens worden dan ook onder handen genomen. Maar dit is ook het moment voor het ordenen van je digitale IT omgeving.

1. Ruim je mappen en programmalijst op

Je bent al een tijdje vlotjes aan het werk, maar je merkt dat je computer de laatste tijd trager opstart en dat je bij het klikken ook steeds enkele tellen moet wachten. Gelukkig wennen de meeste zaken snel, maar in feite hoeft het niet zo te zijn. Je zal dan ook opgelucht zijn om te horen dat een simpele opruimactie ervoor zorgt dat je weer sneller tussen programma’s kunt schakelen. Je zou gauw vergeten hoe snel jouw computer eigenlijk is!

Wat kan je dan precies opkuisen? Kijk bijvoorbeeld eens naar je oude Windows files, de cache van programma’s en webbrowsers, mappen en bestanden die je eigenlijk niet meer nodig hebt. Leeg je digitale prullenmand en downloadmap want die kunnen soms duizenden verouderde bestanden bevatten die je computer telkens nog mee moet slepen. Maar kijk daarnaast ook naar schadelijke bestanden die zich na verloop van tijd opgestapeld hebben zoals mal- of spyware. Open tenslotte eens je programmalijst en overloop welke programma’s je niet meer gebruikt. Het verwijderen van al deze nutteloze zaken zal een hele impact hebben op de vlotte werking van je systemen.

2. Doe een extra update-rondje

Updates, updates, updates. We kunnen het woord niet genoeg herhalen. Want het moet evenveel keer gecheckt worden. Constant dus eigenlijk. Gelukkig laten onze systemen meestal zelf weten wanneer een update beschikbaar is. Het wordt mooi tot aan onze digitale voordeur geleverd, laat het daar dus niet liggen. Bekijk wat de update inhoudt – meestal zijn dit kleine bugfixes, compatibiliteitsupdates, security patches of nieuwe functionaliteiten - en klik verder voor de installatie van de laatste versie. De update pop-up wordt vaak snel even weggeklikt omdat het nooit het juiste moment is en omdat je toestel dan even onbruikbaar wordt. Sta bij je grondige IT lenteschoonmaak eens extra stil bij al je draaiende hardware en software. Het wordt je zomaar op een zilveren schaaltje aangeboden en zorgt ervoor dat alles naar behoren blijft werken.
 

3. Server met duidelijke mappenstructuur

Een goede server is de ruggengraat van een stabiele IT infrastructuur. Je kan er op een eenvoudige manier zoveel digitale data op kwijt, dat het snel een wildgroei kan worden. Het loont dan ook zeker eens de moeite om stil te staan bij een gestructureerde mappenindeling. En ook hier verwijder je best alle ongebruikte of nutteloze bestanden. We kennen de term ‘clean desk’, wel… een ‘clean server’ is minstens zo belangrijk. Het zorgt voor rust, overzicht en veel meer efficiëntie in de workflow. Daarbij wordt de kostprijs van de server onder andere bepaald aan de hand van de nodige opslagcapaciteit. Waarom betalen voor het opslaan van een stoffige digitale zolder? Niet te verwarren met de noodzakelijke back-up van uw digitaal archief. Leg je focus op wélke data belangrijk is op lange en korte termijn.

4. Denk efficiënt met een duurzaam systeem

Je kan elk jaar een grote schoonmaak houden – wat zeker goed is om alles eens te herevalueren -  maar beter nog; bespreek vanaf nu een manier van werken af met je collega’s om die digitale omgeving het hele jaar proper te houden. Dat spaart je een pak tijd en frustraties uit. Bekijk bijvoorbeeld met je IT partner hoe je de updates en back-up systematisch kunt laten doorvoeren, ’s nachts bijvoorbeeld, waardoor niemand er ooit iets van merkt en alles in de ochtend weer op en top werkt. Daarbij kan je met een partnerovereenkomst ook periodieke monitoring inplannen om de volledige IT omgeving steeds netjes en up-to-date te houden. Met een leaseplan voor je hardware en een licentieovereenkomst voor je software ben je er daarbij steeds zeker van dat je bedrijfsomgeving mee is met de tijd en nooit verouderd geraakt. Wat een fantastische manier om de groei van je bedrijf optimaal te faciliteren.

5. Zorg voor kersverse wachtwoorden

Als je dan toch bezig bent met een digitale ‘cleanse’, evalueer dan ook weer eens je wachtwoorden. Verander ze eens met daarbij in het achterhoofd de gouden regels zoals het gebruik van verschillende tekens, geen duplicaten gebruiken, MFA (multi factor authenticatie) en zo verder. Moeilijk om bij te houden? Helemaal niet. Beheer dit allemaal in een overzichtelijke paswoordmanager.

6. En nu… van die bureaustoel en schoonmaken

Zet ook even je digitale bril af en kijk eens om je heen. Laten we de lenteschoonmaak letterlijk nemen en ruim je werkomgeving eens op. Poets je computermuis, toetsenbord, scherm, printer,… We gebruiken deze toestellen dagelijks en dus kunnen we wel verwachten dat het stof en vuiligheid vergaart. We werken daarbij momenteel massaal van thuis uit. Omdat heel wat huishoudens daar niet op voorzien zijn, is er een nood-werkplek geïnstalleerd. Dat wil zeggen, na een lange werkdag snel even de keukentafel ontruimen om er het avondeten op te presenteren. We moeten je niet uitleggen dat dit zorgt voor extra slijtage van en vuiligheid op je IT toestellen. Misschien je straks toch eens deftig bezinnen over een vaste home office? Het zorgt voor een geordend huis en rust in het hoofd.

Denk daarbij ook eens aan de inrichting van de serverruimte en/of serverkast op kantoor. Een opgeruimde installatie is veel eenvoudiger te onderhouden. Bovendien wil het oog ook wat.

We kunnen jou ook helpen met de heropfrissing van je IT infrastructuur. Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden voor uw bedrijf te bespreken.