08/04/2021

Heel wat organisaties zijn nog maar net bekomen van de ‘schok’ van het snel - door de coronacrisis - overschakelen naar standaard remote werken. Nu de ervaring erin begint te groeien, groeit ook het vertrouwen en is er vraag naar optimalisatie. Een oplossing voor werken op afstand werd in sommige gevallen haastig omarmd. Nu is het juiste moment om te beoordelen welke oplossingen echt ideaal zijn voor ‘the long run’. In elk geval zal ‘hybride’ hier het sleutelwoord zijn. Benieuwd hoe Voice of IP (VoIP) volledig in dit ‘nieuwe normaal’ past?

Overal bereikbaar, maar wanneer jij het kiest

‘Het kantoor’ is niet langer een bakstenen constructie, maar een gemoedstoestand. Werknemers werken dus thuis, onderweg, op kantoor, bij klanten, enz. De bedrijfssystemen moeten dus op al deze locaties naadloos functioneren. Geen kinderschoen-excuus meer. Met VoIP krijgt elke gebruiker device overschrijdende mogelijkheden. Je kan oproepen beantwoorden vanaf een computer, deskphone of smartphone. Efficiëntie ten top dus.

Ideaal zo, altijd bereikbaar zijn, maar we weten dat ‘boeken toe’ op het eind van de dag ook belangrijk is voor het mentaal welzijn. Iedereen moet de mogelijkheid hebben om op het eind van de werkdag, het kantoor te verlaten, waar dat ook mag zijn. Gelukkig kan dit met de ‘Out of Office’ en ‘Do Not Disturb’ optie. Je bent dus steeds bereikbaar, maar jij hebt in handen wanneer dat precies is! De beller hoeft hiervoor niet in de kou te blijven staan. Configureer dat oproepen automatisch doorgeschakeld worden buiten de kantooruren of verwijs naar het antwoordapparaat. VoIP zorgt er dus voor dat je optimaal bereikbaar bent, maar jij hebt nog steeds de touwtjes in handen. Bij een IT infrastructuur is downtime verwerpelijk, maar voor het menselijk brein is het net onmisbaar.

VoIP betekent ook video

Videovergaderen is voor velen ondertussen een dagelijkse aangelegenheid geworden en een belangrijk onderdeel van het hybride werken. Het is gemakkelijk om te begrijpen waarom. Onderzoek wijst uit dat slechts 7% van de menselijke communicatie verbaal is, terwijl wel 55% een combinatie is van lichaamstaal en gezichtsuitdrukking. In tegenstelling tot audio oproepen, is het gemakkelijker om de aandacht van de ander vast te houden en ervoor te zorgen dat u uw punt effectief duidelijk maakt - of het nu gaat om het delen van een scherm, het aanbieden van een demo of gewoon iets met handen (en voeten) uit de doeken doen.

Videoconferenties zijn bij de VoIP oplossing 3CX volledig inbegrepen. In 2 klikken wordt een meeting gestart met tot wel 250 deelnemers. Daarbij kunt u ook niet-3CX gebruikers uitnodigen, zonder dat er extra software hoeft te worden gedownload en zonder tijdslimieten op de gesprekken. Daarbij wordt automatisch een algemeen informatieoverzicht samengesteld over de meeting., mocht dat nodig blijken.

Het aantrekken en behouden van nieuwe potentiële klanten is voor veel bedrijven prioritair, maar het is net zo belangrijk om het personeel betrokken te houden. Net zoals organisaties zich hebben moeten aanpassen aan de uitdagingen van extern en hybride werken, zo ook veel werknemers. De ervaringen zullen zeker en vast gemengd zijn; terwijl sommigen het goed kunnen ‘managen’, zullen anderen niet zo gefocust of productief zijn als gewoonlijk. Werknemers kunnen zich geïsoleerd beginnen voelen en beetje per beetje beginnen afdruipen naar niet-werkgerelateerde zaken. Hopelijk leidt het niet tot gegronde negativiteit en even later een aanwervingshoofdpijn.

“Communicatie en betrokkenheid is key bij afstandswerken!”

Wanneer werknemers op afstand hun taken uitvoeren, zal regelmatige communicatie en teamacties hen helpen betrokken en gemotiveerd te blijven. Zet dus regelmatige eens bel- of videomeeting op via WiFi, zonder extra kosten dus. Als u leiding geeft aan een groot team, kunt u ook de telefoongegevens bekijken om te zien wanneer u voor het laatst contact heeft gehad en iemand bellen indien het een tijdje geleden blijkt te zijn.

De 3CX-app ondersteunt ook persoonlijke berichten naar andere app-gebruikers. Als u dus uw team wilt betrekken zonder een ochtend te verliezen aan telefoontjes of een lange videomeeting, kunt u ze snel een bericht of foto sturen - individueel of groep - om de werkdag vol energie te beginnen.

Organisaties zo flexibel en productief mogelijk laten werken, is en zal altijd de sleutel tot succes zijn, en een fatsoenlijke VoIP oplossing maakt daar een mooi onderdeel van uit.