11/06/2021

Nu het overaanbod aan webinars wat gaan liggen is, en iedereen zonder blozen aan een sessie durft deelnemen, zie jij hét moment om dit structureel in jouw bedrijf te implementeren. Met Microsoft Teams kan dit heel eenvoudig. Eenmaal je weet waar te beginnen natuurlijk en weet welke details belangrijk zijn.

Waar te beginnen?

Maak een Teams meeting aan via het tabblad ‘Agenda’. Ga naar de grote paarse knop ‘nieuwe vergadering’ en kies bij het uitschuifmenu voor ‘Webinar’. Vul alle nodige informatie in zoals titel, datum, locatie, uitleg en klik op verzenden.

Zoals je zal kunnen zien, staat deze webinar nu meteen ingevuld in je Microsoft Teams agenda. Klaar is kees? Nee, je kijkt best nog eens naar de bijkomende instellingen. Om de specifieke opties te bepalen, klik je opnieuw op het aangemaakte webinar event in je agenda.

Daar kan je bijvoorbeeld het registratieformulier aanpassen of de presentatieopties veranderen naar wens.

Tip 1: Vergaderopties bekijken

Bij de specifieke ‘opties’ zitten enkele handige keuzemogelijkheden verscholen. Zo kan je de webinar nog meer naar de hand zetten en bepalen wat voor soort sessie het wordt.

• Kies wie wel of niet mag presenteren. Mag iedereen het woord nemen? Zijn er specifieke personen die afwisselend mogen spreken of ben ikzelf de enige gastheer/vrouw?
• Mogen de aanwezigen ook even spreken? Dan kan je ervoor kiezen om de microfoon actief te houden. Indien het niet de bedoeling is om hen aan het woord te laten is het beter om die microfoon meteen op inactief te zetten. Zo vermijd je dat er ongewenste gesprekken doorheen jouw presentatie rollen.
• Moeten de deelnemers eerst in de virtuele lobby wachten voordat ze in de groep mogen toetreden?
• Mogen ze reacties geven tijdens de presentatie? Kies voor ja of nee.

En zo zijn er nog enkele andere zaken die je naar wens kan personaliseren.

Tip 2: Zet alles al op voorhand klaar.

Wens je tijdens de webinar je scherm te delen of een presentatie te tonen? Zet dit dan al klaar op je computer voordat de webinar start. Dit zorgt voor een vlotte start en verloop. De toeschouwers zullen immers in enkele minuten al bepalen of ze het interessant vinden of niet. Daarnaast kan je ook kiezen of je net wél of niet je computeraudio wilt delen. Uiteraard interessant wanneer je een filmpje met geluid wil laten afspelen voor je aanwezigen.

Tip 3: Kies voor een passende achtergrond

De omgeving waar jij als spreker zit, ziet er misschien heel professioneel uit… of net niet. Maar snel opruimen is in feite geen noodzaak. Via de achtergrondeffecten kan je een virtuele achtergrond kiezen. Je kan zelfs een eigen ontwerp toevoegen die in de lijn ligt van de huisstijl van het bedrijf waarvoor je werkt. Zo geef je meteen een professionele indruk.

Tip 4: kies voor interactie-elementen met het publiek

Met enkele vooraf ingestelde toepassingen kan je zorgen voor wat interactie en medewerking van je publiek. Dit is niet enkel interessant voor jezelf – met de poll kan je bijvoorbeeld de mening van je publiek leren kennen – maar ook voor de aanwezigen. Het zorgt voor afwisseling tijdens de sessie en voor binding met de community die jou volgt.

Together Mode

Of ‘Modus Samen’ in het Nederlands. Hiermee zet je alle personen samen in een virtuele aula. Leuk om er achteraf een printscreen van te nemen. Daarnaast kan je ook vergaderen aan een ronde tafel. Zo zie je maar hoe hard ook de developers van M365 snakken naar fysieke contacten.

Breakout rooms

De webinar host kan de deelnemers willekeurig indelen in kleinere groepjes om bijvoorbeeld een kort voorstellingsrondje of een brainstormsessie te faciliteren. Een aangename afwisseling die zorgt voor directe interactie zonder meteen de volledig groep het hoofd te moeten bieden.

Lanceer een poll

De optie om een poll te lanceren is niet altijd meteen zichtbaar. Om dit op te zetten, ga je eerst naar de vergaderchat, klik je op de 3 bolletjes om meer apps te openen en kies je daarna voor ‘Forms’. Als je deze app toevoegt, kan je meteen beginnen met een poll op te zetten.

Tip 5: analyseer de aanwezigheidslijst

Wie heeft er geregistreerd voor de webinar en wie heeft die effectief ook gevolgd? De resultaten hiervan zijn interessant om je effectieve reach te bepalen. Weet dat je dit (als beheerder) vanuit je Teams eenvoudig kan exporteren als een rapportje. Je vindt het via het tabblad ‘Deelnemers’. Daarna klik je op de 3 puntjes, waarna je de aanwezigheidslijst kan downloaden.

• Benieuwd naar de verschillende Microsoft 365 formules?
• Wens je een opleiding over Microsoft Teams?
• Heb je een specifieke vraag? Stel ze ons gerust!