15/02/2019

Ondertussen hebben al heel wat klanten de overstap gemaakt naar Office 365. Een hele wijze keuze. De app ‘Teams’ is daar een interessant onderdeel van en wordt de vervanger van Skype voor Bedrijven. Je hoeft het enkel maar even te installeren en het samenwerken kan beginnen. Laten we deze dankbare toepassing even wat dichter onder de loep nemen.

Onlinevergaderingen

Wanneer had je voor het laatst een fysieke vergadering? Laten we eerlijk zijn, moderne vergaderingen vinden steeds minder in één ruimte plaats. Zeker als je partners of klanten hebt die verder dan een boogscheut van je vandaan zitten. Met Teams kan je audio-, video- en webvergaderingen hosten voor iedereen binnen of buiten je organisatie. (Gelukkig! Weer een rit doorheen de file vermeden). Je beschikt daarbij over functies zoals hulp bij planning, notuleren tijdens het praten, delen van uw bureaublad, uploaden van bestanden, enz.

“Stuur geen ellenlange ketting van korte e-mails naar uw collega, gebruik geen persoonlijke chatplatformen & stoor uw collega niet door zomaar aan zijn bureau op te duiken. Teams is een complete businessoplossing voor chatten en online vergaderen. Kies een project om samen aan te werken, deel bestanden en houd de feedback bij via teamgesprekken. En dat alles zowel aan uw bureau als onderweg met de mobiele app. “

Live-uitzendingen

Laten we dat even doortrekken naar het bredere publiek. Voor grote vergaderingen of webinars bijvoorbeeld kan je de ‘live-gebeurtenissen’ van Microsoft Teams gebruiken. Het is laagdrempelig en gemakkelijk in gebruik. Zo’n één-op-veel-presentatie is vaak geen evidentie, maar door de gebruiksvriendelijkheid kan je je echt focussen op de essentie en je perfect voorbereiden op de content van je sessie. Deze functie zit nog wat verborgen en er zijn gerust nog wat puntjes ter optimalisatie, maar de werking zit nu al erg goed in vergelijking met gelijksoortige webinar-software.

Uitbreiden in uw vergaderruimte

Je kan Microsoft Teams in één handeling uitbreiden naar een vergaderruimte met Skype-vergadersystemen van partners zoals bijvoorbeeld HP. Zo’n comptabiliteit komt in grotere structuren vaak goed van pas. Apparaten spelen een belangrijke rol tijdens professionele meetings voor consistent beeld en geluid van hoge kwaliteit. Als je nu op kantoor bent, in een externe vergaderzaal of onderweg, met aangepaste randapparatuur kan je op elke plek optimaal overleggen.

Audiovergadering

En het hoeft niet steeds met beeld te zijn. Met enkel je telefoon aan de oor kan je meteen aansluiten bij vergaderingen. Je kan met Teams rechtstreeks iemand bellen of je kan een specifieke vergadering bijwonen met een inbelnummer. Zo kunnen mensen die onderweg zijn of geen internet hebben, er toch steeds bij zijn. Je hoeft nooit meer iets te missen. Tenzij je batterij leeg is natuurlijk…

Samenwerken aan documenten

In Teams werk je uiteraard met alle populaire Office-apps zoals Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint en Power BI.

En het zou ‘Teams’ niet heten als je niet samen aan eenzelfde document zou kunnen werken, ook al zit je mijlenver van elkaar vandaan. Samenwerken op afstand is nog nooit zo populair geweest. Volgens Bloomberg ’biedt in de V.S. 60% van de bedrijven regelingen aan om op afstand te werken, in 1996 was dat 20%’ en het is ook een populaire trend in India, Indonesië en Mexico. In België liggen die cijfers lager, maar de opwaartse trend is er ook.

Je kunt alles natuurlijk regelen via mail, maar versiebeheer kan dan snel een nachtmerrie worden. Het is daar dat de ‘gedeelde werkplek’ om de hoek komt kijken. Het is één centrale locatie waar alle groepsleden in realtime aan dezelfde bestanden kunnen werken. Je kan daarbij gemakkelijk bijhouden wat de anderen hebben uitgevoerd. Zo blijf je de controle houden over versiebeheer en wordt het creatieve proces niet verstoord.

De ‘gedeelde virtuele takenlijst’ is daar een mooie toevoeging op. Je maakt een overzichtelijke lijst van alle taken en de status ervan. Met compatibele apps kan je daarbovenop ook bestanden koppelen, aantekeningen delen en nog veel meer.

Stuur Microsoft uw feedback

Met Uservoice geven ze ook een stem aan de gebruikers. Iedereen kan ideeën en feedback toevoegen, waarbij je bij elk onderwerp meteen kan zien in welk stadium ze ermee bezig zijn. ‘Working on it’, ‘Planned’, ‘Needs feedback’, ‘In testing’, enz. Heel laagdrempelig en toegankelijk. Super Microsoft!

Dit community based ontwikkelingsprogramma van Teams zorgt ervoor dat het steeds in evolutie is, op basis van een doorgedreven interactie met de gebruikers.

Vragen over Teams, uw Office 365-licentie of iets anders? Neem gerust contact op met één van onze experts.

(Bron visuals: Microsoft)