20/04/2021

We weten dat heel wat bedrijven Microsoft Teams gebruiken. Het is het belangrijkste samenwerkingsplatform van Microsoft 365 sinds maart 2017. Aangezien het zo snel in gebruik te nemen valt, groeit het dan ook supersnel. Zowel de uitrol binnen bedrijven over heel de wereld als een wildgroei binnen de applicatie zelf. En dat ligt uiteraard aan het vluchtige en ondoordacht gebruik. Aangezien het een echt content-voedend medium is, komt de inhoud van alle kanten en zonder structuur aangespoeld. Afdelingen binnen bedrijven krijgen het dan ook moeilijk om die informatiestroom onder controle te houden.

Logischerwijs worden er teams binnen Teams aangemaakt voor elke fysieke afdeling van een bedrijf. Het salesteam apart, het marketingteam in een andere groep, het technische team ook nogmaals apart ingedeeld en zo verder. Hiermee wordt iedereen op de hoogte gehouden van de zaken die voor hen interessant zijn. Maar ook om te vergaderen, hulp te vragen, complimentjes uit te delen en uiteraard past een grapje of gifje hier ook wel eens in om op een leuke manier betrokken te blijven. Maar daarnaast kan je ook afdelingsoverschrijdende teams aanmaken om bijvoorbeeld aan een specifiek project te werken.

Té gemakkelijk in gebruik?

Een handigheid die tegelijkertijd ook een hindernis is, is dat iedere gebruiker standaard teams kan aanmaken. Het helpt collega’s digitaal samen te werken zonder dat ze daarbij hulp nodig hebben van de IT’er(s) ter plaatse. De keerzijde is dat er daardoor een echte wildgroei van overbodige, verouderde of testteams ontstaan. Je kan bijvoorbeeld een team aanmaken voor het bijhouden van één gezamenlijk document, wat uiteraard niet de bedoeling kan zijn.

Als leidinggevende of coördinator wordt je daarbij aan heel wat meer Teams toegevoegd dan de gemiddelde collega. Waardoor het overzicht dus snel zoek geraakt. Dat is dus het risico als je met veel enthousiasme met Teams begint te werken zonder eerst eens de standaardinstellingen te overlopen.

Hoe hou je Microsoft Teams binnen het bedrijf onder controle?

1 Creëer enkel een team indien dat nuttig is

Een apart team maken is niet altijd nodig. Doe dit enkel wanneer het noodzakelijk is om bepaalde mensen voor een langere tijd samen te brengen rond eenzelfde nieuw thema of project. Wens je daarbij bestanden te delen, te volgen en samen te bewerken? Is het handig om dit alles op een eenvoudige manier te bespreken? Dan is een apart team ideaal om hieraan samen te werken.

2 Orden je teams

Als je in veel projecten en dus in veel teams wordt betrokken, geraak je al gauw het overzicht kwijt. Maak in eerste instantie dus duidelijke afspraken binnen je bedrijf. Zie puntje 1; denk eerst na of een nieuw team maken nuttig is. Indien wel, geef je team dan meteen een duidelijke en éénduidige naamgeving. Orden ze bijvoorbeeld alfabetisch, startend met een cijfer of sleep ze zelf in de gewenste volgorde. Dat kan je ook doen voor de kanalen en tabbladen binnen een team.

3 Governance plan en lifecycle management

Evalueer alle mogelijke functionaliteiten binnen Teams en stel dan een governance plan of dus een algemeen Teamsbeleid op. Hierdoor wordt bij het aanmaken van een team gevraagd welk governance-beleid toegepast moet worden. Dat kan bijvoorbeeld gaan over de privacyclassificatie. Mag de gedeelde data ook extern gedeeld worden bijvoorbeeld? Als de beheerder niet antwoordt op deze vragen wordt het team gearchiveerd en daarna automatisch verwijderd.

Ook de metadata hou je het best in het oog. Er wordt hierbij gekeken bij actieve teams of de beheerder ervan nog werkzaam is bij het bedrijf en/of de rechten nog kloppen. Binnen bedrijven kan veel op korte termijn veranderen. Een regelmatige audit van Teams is noodzakelijk om er zeker van te zijn dat alle gegevens up-to-date blijven.

Duidt meteen twee beheerders van een team aan, aangezien iedereen wel eens kan ‘wegvallen’. Is één van de eigenaars niet aanwezig of verlaat hij/zij de firma? Dan kan de ander het overnemen. Zo voorkom je al op voorhand dat onbeheerde groepen plots onder de radar blijven hangen.

Komt een team aan het einde van zijn levenscyclus? A.k.a.; wordt het project binnenkort afgerond? Dan wordt de inhoud gearchiveerd met oog op het archiefbeleid. Verder wordt de effectieve gebruiksduur van een team bijgehouden en automatisch gearchiveerd wanneer er voor een lange tijd geen activiteit heeft plaatsgevonden. Dit wordt uitgevoerd op basis van de standaardmogelijkheden die Microsoft Teams zelf aanbiedt. Zoals provisioning en classificatie van eindgebruikers en ook een cloud-gebaseerde governance-oplossing met specifiekere instellingen.

4 Leg chatrichtlijnen vast

De chatfunctie doet in eerste plaats misschien denken aan informele privégesprekjes zoals in Messenger of WhatsApp. In de professionele sferen gaat het er best wat formeler aan toe. Microsoft Teams heeft daarbij enkele tools voorzien om de chatfunctie interactiever te maken zoals bijvoorbeeld een urgentie-icoontje en de @tag functie.

Enkele best practices:

• Klik op het duimpje of een ander icoontje bij een reactie om snel je mening te bezorgen.
• Antwoord steeds op het juiste bericht. Je kan reageren op het initiële bericht maar ook op een specifiek antwoord daarop. Wanneer je dit juist doet, behoud je het overzicht.
• Converseer bondig en doelgericht.
• Gebruik de @tag om een specifiek persoon/team/kanaal aan te spreken en vervolg hierna je bericht.
• Benoem een onderwerp voor langere teksten.
• Selecteer ‘!’ wanneer iets urgent is.

5 Shortcuts voor efficiënt werken

Microsoft Teams biedt daarbij ook shortcut mogelijkheden om snel te kunnen schakelen. In de activiteitenfeed staan al je laatste gesprekken en updates geordend op datum. Door te filteren op @mentions zie je alleen de berichten waar een @mention in zit. Dit doe je door bij Activiteiten op de filterknop te klikken (3 horizontale streepjes), daarna op de 3 bolletjes en vervolgens op @mention. Je kan ook filteren op ongelezen berichten, bepaalde reacties of gemiste oproepen.

6 Werk veilig

Uiteraard is het voor Microsoft ook heel belangrijk dat je op een veilige manier met Teams kan werken. Het biedt dan ook verschillende mogelijkheden aan om dit te faciliteren. Beheerders kunnen bijvoorbeeld instellen dat beelden niet opgeslagen mogen wordt op een lokale werkplek of smartphone.

De optie Data Loss Prevention (DLP) helpt je daarbij het onbedoeld delen van gevoelige informatie te voorkomen. DLP onderzoekt e-mailberichten en bestanden op gevoelige informatie, zoals bijvoorbeeld bankgegevens. Met DLP kan je gevoelige informatie detecteren en actie ondernemen zoals; een gebeurtenis markeren om te laten auditeren, een waarschuwing laten tonen voordat de gebruiker een bestand deelt of zelfs het delen van bepaalde documenten volledig afblokken.

Met Advanced Threat Protection (ATP) monitor je daarbij je gegevens tegen bedreigingen van buitenaf. Een tool die we iedereen aanraden. Het detecteert en herstelt automatisch geavanceerde aanvallen op endpoint toestellen. Het onderzoekt de omvang en de potentiële impact van elke bedreiging en genereert een rapport over de bedreigingen. Zo kan je ze snel en gemakkelijk inperken en verwijderen met behulp van geavanceerde tools en automatisering. Aanvullend te gebruiken bij je antivirusprogramma.

7 Verleen gasttoegang

Microsoft Teams is niet enkel een intern communicatieplatform, je kan ook samenwerken met mensen buiten je bedrijf. Het is dus ook mogelijk om gasten aan je teams toe te voegen. De gasten krijgen dan uiteraard minder rechten en machtigingen. Ze kunnen bijvoorbeeld geen nieuw team aanmaken of het organigram bekijken. Logisch natuurlijk. De optie Gasttoegang gebruiken, vraagt wel om de nodige zorgvuldigheid. Het moet streng beheerd worden. In het Teams Admin center kan je duidelijk zien welke teams wel of geen gasten bevatten. Je kan ook via Azure AD Access Reviews toepassen. Dit kan wel enkel met E5 licenties. Daarbij is het belangrijk dat de mensen binnen je bedrijf bewust zijn van welke teams externen bevatten.

8 Analyseer het gebruik

Microsoft brengt heel frequent nieuwe functionaliteiten en verbeteringen uit. Dat is uiteraard super handig. Communiceer hierover en inspireer op die manier de gebruikers binnen je bedrijf. Zou je wel eens willen weten hoé je werknemers Microsoft Teams gebruiken? In het Teams Admin Center kan je de activiteit van de gebruikers analyseren en monitoren. Ideaal om de corporate implementatie te blijven optimaliseren.

• Benieuwd naar de verschillende Microsoft 365 formules?
• Wens je een opleiding over Microsoft Teams?
• Heb je een specifieke vraag? Stel ze ons gerust!