14/08/2023

Flexibel werken is al goed ingeburgerd. Hierbij gaat het vooral over flexibiliteit qua werkplek. Vooral de mix tussen op kantoor en thuis werken wordt goed gesmaakt. Zowel door medewerkers als door bedrijven zelf. Toch is dit op verschillende vlakken niet altijd even evident. We vatten de 5 grootste uitdagingen voor je samen. En tonen je uiteraard ook hoe je met jouw bedrijf deze uitdagingen het hoofd biedt.

1. De bedrijfscultuur verwatert door flexibel werken

Vóór het tijdperk van flexibel werken zagen collega’s elkaar elke dag. Samen werken, elkaar tegenkomen aan de koffiemachine, samen lunchen. Allemaal zaken die de samenhorigheid versterken. Ook jij als zaakvoerder had vaker persoonlijk contact met je collega’s. Al deze karakters samen gaven vorm aan je bedrijfscultuur. En omgekeerd lukte het beter om je bedrijfscultuur vanuit je bedrijf vorm te geven en door te dragen aan alle medewerkers.

Flexibel werken maakt het in stand houden van een stevige bedrijfscultuur pakken moeilijker. Connecteren is een van de belangrijkste punten om op in te zetten. Dat lukt perfect, mits een goed opgezette omgeving die connectie bevordert. Zet in op goed werkende digitale tools om collega’s met elkaar in verbinding te brengen. Richt je bedrijf zodanig in dat je medewerkers veel met elkaar in verbinding komen op de dagen dat ze op kantoor zijn. Met een zit- en eethoek, open ruimtes, gezellige vergaderzalen. De mogelijkheden zijn ruim, zowel online als offline.

Denk bij het optimaliseren van flexibel werken in jouw bedrijf dus in de eerste plaats aan het verstevigen en behouden van je bedrijfscultuur.

2. Vlotte inburgering van nieuwe werkkrachten, ook bij flexibel werken

Flexibel werken heeft vooral grote gevolgen voor nieuwe en jonge medewerkers. Zo geeft een Onderzoek van Cushman & Wakefield Research en de George Washington University aan. Dat is ook logisch. Nieuwe medewerkers leren hun team veel minder goed kennen. En zowel de nieuwe als jonge medewerkers blijven vaak met hun vragen zitten als ze niet op kantoor zijn. Op kantoor kan je onmiddellijk jouw vraag stellen aan nabije collega’s. Werk je van thuis uit, dan is er niemand in de buurt om een antwoord op je vraag te geven. Dat denk je tenminste.

De uitdaging bestaat er dus in om ook vanop afstand direct in contact te staan met je collega’s. Via een chat, via videobellen, via andere kanalen. Richt dit zodanig is dat de drempel om een vraag te stellen even klein is als in levenden lijve.

3.De flexibele werkplek en de mix van privé- en werkapparatuur

Je zit in je thuiskantoor en moet even iets afprinten. Snel even je eigen printer installeren op je werkcomputer en klaar is kees. Je bent de lader van je werklaptop vergeten. Nu het nog kan stuur je de nodige documenten door naar je privé-laptop. Dan kan je er toch de hele dag aan verder werken.

De grens tussen werk en privé vervaagt. Gevoelige informatie vliegt nu ergens rond waar jij als zaakvoerder geen weet van hebt. Helemaal niet uit kwade wil van je medewerker. Die wil gewoon goed werk leveren. Maar intussen kan er veel fout lopen en heb je nergens controle meer over.

De oplossing? Voorzie je medewerkers van alle hardware en software. Kant-en-klare werkstations om flexibel vanop om het even welke plek te werken.

4.Het stroomlijnen van workflow en processen bij flexibel werken

Waar sla je die documenten op? Hoe pak je zo’n probleem aan? Hoe zorg je voor een vlotte samenwerking tussen de collega’s van je team? Dit is iets waar je als bedrijf sowieso dag in dag uit blijft aan werken. Vanop afstand is de uitdaging om dit te stroomlijnen des te groter.

Zet daarom zeker een degelijke omgeving in de cloud op. Alle documenten staan gecentraliseerd. Je kiest wie toegang heeft tot welke documenten. De cloudomgeving is op zichzelf beveiligd. De manier van werken is duidelijk en voor iedereen dezelfde. Informatie is razendsnel terug te vinden. De cloud is een win voor iedereen.

Bovendien bestaat er uitstekende software om projecten optimaal op te volgen en te plannen. In het ideale geval zet die software zelfs volop in op automatisatie, wat dan weer een verbetering biedt voor je volledige bedrijfsvoering.

5.De flexibele werkplek als speelterrein voor cybercriminelen

We starten met enkele cijfers. 70% van de veiligheidslekken ontstaan bij een toestel van iemand binnen het bedrijf. 99% van deze lekken wordt veroorzaakt door een klik van een medewerker. Doorklikken op een link in een phishing mail. Het is een menselijke fout. Het kan op zich iedereen overkomen. En dat weten die cybercriminelen maar al te goed. Wat ze ook weten, is dat de controle bij mensen die van thuis uit werken nog kleiner is. Gaten in het veiligheidsnet van het bedrijf worden groter en talrijker.

Investeer als bedrijf dus zeker in een zo waterdicht mogelijke omgeving. Van om het even welke plek je werknemers aan het werk zijn. Werk nauw samen met je IT-partner voor een steeds up-to-date veiligheidssysteem.

Wil je flexibel werken in jouw bedrijf nog beter organiseren? Contacteer ons. Wij helpen je bij alle uitdagingen op vlak van IT.

Bron: An essential guide: the new era of work, HP