02/12/2020

De allerstrengste coronamaatregelen liggen gelukkig alweer achter ons, ‘fingers crossed’, maar sinds het begin van de crisis is er een overkoepelend creatief initiatief ontstaan onder bedrijven.

Heel wat zaakvoerders en werknemers hebben zich flexibel opgesteld en de workflow binnen organisaties heeft vernieuwde wendingen aangenomen. Ook al was het van moeten, bedrijven beginnen duidelijk hun draai te vinden om ook in een onstuimige, langdurige en onvoorspelbare crisis operationeel te blijven en zelfs vernieuwend uit de hoek te komen. Een goede kant van het verhaal, maar uiteraard moeten we ook eens de slachtoffers vermelden. Sommige bedrijven zagen geen vooruitzicht meer in deze sociale crisis en zijn jammer genoeg over de kop gegaan. Ook juist daarom is het van uiterst belang om uw bedrijf oneindig crisis-proof te houden, het ‘nieuwe normaal’ gaat nu in.

Nu onderzoeksbureau Gartner onthult dat 82% van de bedrijven bevestigt dat het personeel in ieder geval een deel van de tijd thuis zal zijn, is één trend duidelijk: werken op afstand is een blijver. Hierbij enkele tips om uw bedrijf te navigeren doorheen 2021.

1. Werk samen aan digitale communicatie

Deze crisis heeft laten zien dat veel jobs waarvan men dacht dat ze niet op afstand konden worden gedaan, het in feite wel haalbaar is. Deze nieuwe flexibiliteit biedt voor bedrijven veel potentieel. Meer zaakvoerders breiden hun aanbod van werken op afstand uit nu er bewijs is dat het werkt - en dat productiviteit regeert. Het gevolg hiervan is dat er uiteraard meer vraag is naar tools en oplossingen om deze werkplaatsverschuiving te faciliteren. En dat kunnen wij natuurlijk enkel maar aanmoedigen.

Gelukkig is er een variatie van cloud based digitale tools beschikbaar voor ondernemingen die future-proof willen zijn. Mobiele apps met chatfuncties (zoals Microsoft Teams) en serviceportals (zoals bvb. SharePoint) zijn een noodzaak voor remote workers. Organisaties gebruiken deze moderne communicatiemiddelen steeds vaker om de communicatie tussen werknemers, IT en andere partijen mogelijk te maken.

2. Zet beveiliging bovenaan de agenda

De budgettaire beperkingen in deze crisis hebben ertoe geleid dat heel wat kleinere bedrijven geen prioriteit hebben gegeven aan het updaten van hun IT infrastructuur. Terwijl deze digitale transformatiestrategie net vaak key was om performant te blijven en geen down-time te veroorzaken. Of het nu gaat om het uitbreiden van het aantal licenties of het vergroten van de VPN bandbreedte, alle werknemers moeten steeds over de nodige apparatuur en diensten beschikken die hen in staat stelt om efficiënt en veilig te werken. Niet enkel in deze crisis, ook doorheen 2021 moet hier steeds flexibel in geschakeld kunnen worden.

Naarmate meer mensen de vrijheid krijgen om hun voorkeuren in thuiskantoor te bepalen, wordt de variëteit van apparaten groter. Hoewel een BYOD (Bring Your Own Device)-beleid kosten kan besparen, wordt het beveiligen ervan een stuk lastiger. In de eerste plaats is het belangrijk om inzicht te hebben in de apparaten en tools die medewerkers gebruiken, want organisaties zonder een vastgelegde veiligheidsprocedure en monitoring zijn nu eenmaal kwetsbaar. Bovendien moet aan alle werknemers duidelijk en beknopt worden gecommuniceerd zodat ze het beleid en de richtlijnen volledig begrijpen. Communicatie en monitoring is zonder meer een prioriteit binnen de flexibele werkomgeving.

3. Elimineer inefficiënties

Het automatiseren van services wordt steeds populairder naarmate bedrijven blijven zoeken naar manieren om kosten te besparen en extra waarde toe te voegen aan hun bestaande klantenbestand.

Inefficiënte automatiseringsprocessen daarentegen vormen een belemmering voor de hele organisatie. Een frequente audit uitoefenen op deze processen zorgt voor aanzienlijk meer overzicht en efficiëntie. Zoek overeenkomsten in de verzoeken die binnenkomen, identificeer de nood en optimaliseer de processen. Dit onderhoud kan frustraties verlichten en zorgt opnieuw voor een future-proof bedrijf.

4. Wees geduldig en omarm verandering

We zijn al even geacclimatiseerd aan onze nieuwe digitale werkplek, maar dat haalt niet weg dat het ook stressvol kan zijn. Uitloggen aan het einde van de dag wordt moeilijker omdat de grens tussen werk en ontspanning vervaagd is. Een burn-out komt zo dichterbij. Lunchpauzes worden genegeerd of vergeten en velen merken dat ze tot laat in de avond werken. Uit het onderzoek van Gartner gaf 87% van de werknemers aan druk te voelen om de productiviteit hoog te houden.

Laten we niet vergeten dat dit ook geldt voor zaakvoerders die de bedrijven op koers moeten houden. Sinds de pandemie toesloeg en de wereld op zijn kop stond, hebben heel wat bedrijfsleiders de uitdaging aangegaan om hun werknemers – soms over de hele wereld - aan te sluiten op afgelegen netwerken en ze aan de slag te houden. Een dikke pluim.

Maar deze periode van onzekerheid is blijvend. We bevinden ons nu eenmaal in een turbulente werkomgeving, met een beleid dat voortdurend verandert. De druk op de arbeidsgemeenschap zal dus nog wel even blijven. Laten we vooral onthouden dat we niet moeten wachten tot de coronacrisis zijn laatste zucht heeft geslaakt, we moeten nu onze organisatie toekomstgericht maken om ook de volgende crisis zonder drama’s door te komen. Daarbij moet iedereen zichzelf eraan herinneren om geduldig en vriendelijk te zijn voor de eigen persoon. Zorg voor een duidelijke scheiding tussen werk en ontspanning thuis. Het opladen van onze batterijen is cruciaal om alert te blijven.

5. Hou het simpel

Het is niet eenvoudig om volledig te voorspellen hoe het volgende ‘normaal’ eruit zal zien naarmate we dichter bij 2021 komen, maar we zullen ons moeten aanpassen voor de lange termijn. We zijn heel duidelijk op weg naar een blijvend hybride werkmodel. Te midden van de onzekerheid moeten we blijven vooruit plannen en openstaan voor digitale tools en strategieën.

Die mainstream tools zijn tegenwoordig erg gebruiksvriendelijk, en dat is ook noodzakelijk. Uw werknemers zullen ze anders gewoonweg niet gebruiken. Gedragseconomie noemt dit "de weg van de minste weerstand"; hoe meer belemmeringen er zijn, hoe kleiner de kans dat mensen die route nemen. Bij het omgaan met medewerkers die op afstand werken, is betrokkenheid en communicatie dus van cruciaal belang en is eenvoud de sleutel.