13/03/2020

Deze tips geven de basisbeginselen mee van professioneel thuiswerken. Met de juiste mindset en voorzorgmaatregelen werk je net zo efficiënt als op kantoor. We vertelden je reeds dat je met Microsoft Office 365 Business zonder problemen je kantoor kan meenemen naar huis. Nu je thuis aangekomen bent, helpen deze tips om optimaal van start te gaan.

Voor de werknemers

1. Neem al je nodige materiaal van op kantoor mee naar huis. Je laptop, koptelefoon, muismatje (?) en eventueel ‘lucky pen’? Met een Office in de Cloud heb je daarbij meteen toegang tot al je nodige bestanden contactgegevens. Je kan beginnen.

2. Installeer je ‘home office’ op een rustig plekje in je huis waar je gefocust kan werken en niet afgeleid wordt. De ontbijthoek in de keuken, de eettafel in de living of de ontspanningsruimte zijn goede opties. 

3. Maak gebruik van Microsoft Teams om vergaderingen van op afstand te houden met je zakencontacten en collega’s, deel je scherm & notities via de tool. Je kan er via SharePoint ook realtime in werken.

4. Zorg ervoor dat je een stabiele en betrouwbare internetverbinding hebt, zodat een vlotte werkdag gegarandeerd kan worden. Kies daarom zoveel mogelijk voor een vaste internetverbinding via kabel. Via Wifi en 4G heb je een minder stabiel netwerk, zeker wanneer je ook andere apps gebruikt of er tegelijkertijd nog anderen het netwerk gebruiken.

5. Hou je aan de normale werkuren en neem af en toe een pauze. Net zoals je op kantoor zou doen. Breng daarbij ook je collega’s op de hoogte van je programma via uw online agenda.

6. Gebruik tijdens een videocall ook de webcam. Maar het belangrijkste is dat je elkaar goed kan verstaan. Gebruik daarom zoveel mogelijk een koptelefoon met microfoon. U zult ontdekken dat op afstand vergaderen even efficiënt kan als ter plaatse. Denk daarbij ook aan een goede lichtinval zodat je gesprekpartner je duidelijk kan zien. Zet andere computertoepassingen zoveel mogelijk uit. Ze kunnen afleiden en te veel onnodige bandbreedte innemen.

7. Neem de meeting eventueel op om later opnieuw te bekijken. Mits goedkeuring van de deelnemers natuurlijk. Die kan achteraf dan gedeeld worden, ook voor anderen die er niet bij konden zijn. Microsoft Teams biedt ook de mogelijkheid om alles meteen naar tekst om te zetten, waardoor je een volledige transcriptie krijgt (werkt het best in het Engels).

Voor de leidinggevenden

8. Neem ondanks de behoefte om zo weinig mogelijk productiviteit te verliezen toch de tijd om het remote werken grondig te optimaliseren in een testperiode. Dit zorgt ervoor dat jij en je werknemers later langdurig efficiënt zullen kunnen werken.

9. Duid een gespreksleider aan, want online vergaderingen hebben een andere dynamiek. Collega’s die vaker minder sterk naar voren komen in een gesprek zullen helemaal op de achtergrond verdwijnen als er geen ‘gids’ is. Hij/zij gaat best zelf niet te diep in op de inhoud van het gesprek maar zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt en de groepsdynamiek stimuleert.

10. Laat een feedbackformulier invullen over de ervaring van het thuiswerken om het in de toekomst nog verder te kunnen optimaliseren.

U wenst optimaal van thuis te kunnen werken? We zetten al het nodige voor u klaar.

>> Lees het blogbericht 'Optimaal thuiswerken in Coronatijden', met aanbevelingen voor Office 365.