22/10/2018

Heeft u controle over en toegang tot al uw Office 365 data? Het antwoord is vaak hetzelfde. “Natuurlijk! Microsoft houdt alles bij.” En dát is het grootste Office 365 misverstand.

Microsoft zorgt voor heel wat, waaronder een sterke service voor zijn klanten. Maar de focus van Microsoft ligt op het managen en uptime houden van de Office 365 infrastructuur. Voor het veilig behoud van uw data bent U verantwoordelijk. Het is een veelvoorkomend misverstand dat Microsoft – in uw plaats - telkens een volledig back-up van uw data uitvoert. Waar u dus denkt dat Microsoft uw data veilig op handen draagt, ligt het dus gevaarlijk in een stuurloos bootje te dobberen.

Praktisch samengevat

Het is belangrijk dat u toegang en controle hebt over uw:

• Exchange Online
• SharePoint Online
• OneDrive for Business data

“Het veiligstellen van e-mailarchieven is erg belangrijk voor ons. Daarom hebben we er meteen voor gekozen om een Office 365 back-upoplossing aan te schaffen.”

6 REDENEN waarom een Office 365 back-up zo belangrijk is

Bij het verliezen van data denken gebruikers vaak dat ze het wel snel terug zullen vinden in de digitale prullenmand. Een grote misvatting, wetende dat de gemiddelde duur tussen het effectieve verlies van data en de ontdekking ervan ongeveer 140 dagen is. De kans is dus groot dat die prullenmand in die periode al lang eens geleegd werd.

1. PER ONGELUK DELETEN

Wanneer u een gebruiker verwijdert - met opzet of niet – verwijdert u ook diegene zijn/haar persoonlijke SharePoint en OneDrive data.

Office 365 bevat een prullenmand en revisiegeschiedenis. Dit beschermt uw data slechts in een beperkte zin, gezien die data na een bepaalde tijd automatisch gewist wordt.

Er zijn 2 types van wissen in het Office 365 platform:

• Soft delete: het leegmaken van de prullenmand. Dit wordt ook ‘permanent wissen’ genoemd. Dit is eigenlijk toch niet volledig permanent, gezien de gegevens in de ‘Recoverable Item mailbox’ terechtkomen.
• Hard delete: het onomkeerbaar wissen van een item. Het komt nergens anders terecht, en is volledig verdwenen uit de database.

2. HIATEN IN HET RETENTIEBELEID

Office 365 beschikt slechts in beperkte mate over beleidsregels voor back-up en retentie. Deze kunnen situationeel dataverlies voorkomen en zijn niet bedoeld als een allesomvattende back-upoplossing. Indien een medewerker bvb. het bedrijf verlaat, houdt Microsoft de gegevens van die persoon slechts standaard 90 dagen bij. Het maken van een back-up van de gegevens van die ex-medewerkers is dus essentieel.

3. INTERNE BEVEILIGINGSRISICO'S

Bij beveiligingsrisico’s denken we eerst aan hackers en virussen. Bedrijven hebben echter ook te maken met risico's met een interne oorzaak, zoals medewerkers die met opzet of per ongeluk een bedreiging veroorzaken. Gebruikers kunnen onbewust voor ernstige risico's zorgen door geïnfecteerde bestanden te downloaden en per ongeluk gebruikersnamen en wachtwoorden kenbaar te maken aan een website die voor hem/haar betrouwbaar leek. Dit zijn menselijke fouten en daarom zullen deze kwade bedoelingen altijd een bedreiging vormen indien er geen adequate beveiligingsmaatregelen worden genomen. Medewerkers kunnen ook bewijsmateriaal verwijderen en er zo voor zorgen dat niemand bepaalde gesprekken onder ogen krijgt. Office 365 biedt voor interne beveiligingsrisico’s dus geen passende oplossing.

4. EXTERNE BEVEILIGINGSRISICO'S

Malware en virussen, zoals ransomware, hebben het afgelopen jaar ernstige schade aan organisaties aangericht over de hele wereld. De reputatie van een bedrijf kan erdoor ernstig geschaad worden, of klantengegevens kunnen daardoor ongewild geopenbaard worden. Zulke externe risico's dringen binnen via e-mailberichten en bijlagen, en het is niet altijd voldoende om gebruikers te leren waarop ze moeten letten, vooral wanneer de geïnfecteerde berichten zo plausibel lijken. De gelimiteerde functies van Exchange Online voor back-up en herstel kunnen geen ernstige aanvallen opvangen. De consequente back-ups helpen hierbij wél. Deze zijn niet aangetast en u kunt er zo snel mogelijk weer mee aan de slag.

5. WETTELIJKE EN COMPLIANCEVEREISTEN

Soms moet u onverwacht postvakken of andere types data ophalen met het oog op een juridische procedure. Microsoft biedt een aantal vangnetten (instellingen zoals In-place bewaring en Bewaren van postvakgegevens vanwege juridische procedure), maar ook hiervoor geldt dat deze geen solide back-upoplossingen vormen waarmee uw bedrijf uit de juridische problemen wordt gehouden. Boetes, strafrechtelijke vervolging en juridische geschillen zijn onderwerpen die u liever niet op uw to-do lijstje ziet verschijnen.

6. HYBRIDE EMAIL EN OFFICE 365 MIGRATIE

Organisaties die Office 365 implementeren, hebben steeds een tijdsmarge nodig om de overgang van ‘On-premise Exhange’ naar ‘Office 365 Exchange Online’ te faciliteren. Sommige bedrijven behouden een stukje van hun initiële systeem als extra controleorgaan. Zo’n hybride e-mailopstelling wordt vaker gebruikt, maar het managen ervan is tegelijkertijd een extra uitdaging.

CONCLUSIE

U maakte reeds een slimme keuze door Office 365 te implementeren. Nu is het moment om dit te ondersteunen met een back-upoplossing die ervoor zorgt dat u steeds toegang én totale controle hebt over de data ervan.

Heeft u vragen of wilt u de mogelijkheden voor uw bedrijf bekijken?

Contacteer dan één van onze experts.